Warum Microsoft 365 kein Backup ist: Die 5 gefährlichsten Irrtümer

1. Synchronisation ist keine Datensicherung

Der häufigste Irrtum: „Meine Daten sind ja in der Cloud.“

Das Problem:

OneDrive und SharePoint synchronisieren Daten. Wird eine Datei lokal gelöscht, überschrieben oder durch Malware verschlüsselt, wird dieser Zustand sofort in die Cloud repliziert.

Die Folge:

Original und „Kopie“ sind gleichzeitig beschädigt.

Der Unterschied zum Backup:

Ein echtes Backup speichert zeitlich getrennte, unveränderliche Snapshots – unabhängig vom aktuellen Zustand der Produktivdaten.

2. Der Papierkorb ist kein Backup

Microsoft bewahrt gelöschte Daten je nach Dienst 30 bis maximal 90 Tage auf.

Das Risiko:

Viele Datenverluste fallen erst Wochen oder Monate später auf – etwa bei:

• stillen Ransomware-Angriffen

• versehentlichem Löschen ganzer Ordner

• fehlerhaften Automationen oder Skripten

Ist die Aufbewahrungsfrist überschritten, sind die Daten endgültig verloren.

Professionelle Backups erlauben dagegen frei definierbare Aufbewahrungszeiten – über Jahre hinweg.

3. Ransomware kennt die Cloud

Ein weitverbreiteter Irrtum: „Cloud-Daten sind automatisch vor Ransomware geschützt.“

Die Realität:

Moderne Ransomware greift gezielt:

• lokale Systeme

• Netzlaufwerke

• Cloud-Speicher via Synchronisation

Die Konsequenz:

Auch Versionen und Cloud-Dateien können verschlüsselt werden.

Die Lösung:

Ein vom Produktivsystem getrenntes, externes Backup stellt sicher, dass gesicherte Microsoft-365-Daten unabhängig von Synchronisation, Benutzerfehlern oder Ransomware wiederhergestellt werden können.

4. Shared Responsibility: Ihre Daten, Ihr Risiko

Microsoft kommuniziert es klar in seinen Verträgen:

• Microsoft → Betrieb und Verfügbarkeit der Plattform

• Kunde → Sicherung und Schutz der Daten

Ohne zusätzliches Backup trägt Ihr Unternehmen das volle Risiko bei:

• Datenverlust

• Cyberangriffen

• Compliance-Verstössen

Ein externes Backup ist daher kein Misstrauensvotum gegen Microsoft – sondern Best Practice.

5. Datenschutz & nDSG: Datenstandort entscheidet

Microsoft speichert Daten in global verteilten Rechenzentren. Für Schweizer KMU kann das rechtlich und organisatorisch herausfordernd sein.

Der Schweizer Vorteil:

Ein Backup in der Schweiz – etwa im SWISS FORT KNOX von MOUNT10 – bietet:

• klaren Datenstandort

• volle Datenhoheit

• hohe Rechtssicherheit nach nDSG

Gerade für sensible Unternehmensdaten ein entscheidender Faktor.

Microsoft 365 ist ein starkes Arbeitswerkzeug – aber kein Backup.
Wer seine Unternehmensdaten wirklich schützen will, braucht eine unabhängige, unveränderbare und geografisch getrennte Sicherung.